Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который полностью заменяет бумажную трудовую книжку работника. Из электронной трудовой книжки можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Вся информация хранится в ПФР.

С 1 января компании перешли на электронные трудовые книжки. Это значит, что книжки сотрудников, которые написали заявление о переходе на новый формат, кадровики обязаны вести в электронном виде. Если работник выбрал привычный бумажный формат и отказался от перехода, специалист как и раньше продолжит вести его бумажную трудовую книжку.

Обратите внимание! Изменить свое решение и написать заявление о перехода на электронную трудовую, работник может в любой момент. Отказать ему в этом нельзя. Но, если работник уже перешел на электронную трудовую в 2020 году, перейти обратно на бумажную по закону он уже не имеет право.

Кадровый вопрос №1: Нужно ли уведомлять сотрудника, которого принимают на работу после 31 октября 2020 года, о выборе формата трудовой книжки?
Рекомендуем уведомлять вновь принятых сотрудников после 31 октября 2020 года о новых правилах работы с трудовыми книжками, а также собирать с сотрудников заявления о выборе формата трудовой книжки до 31 декабря 2020 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Уведомление составляют в письменном виде на каждого сотрудника. В документе нужно понятно объяснить сотруднику, что ему нужно решить: сохранять бумажную трудовую книжку или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Кадровый вопрос №2: Как кадровик может понять, что работника уже уведомили о выборе способа ведения трудовой книжки на прежнем месте работы. Нужно ли его заново уведомлять по новому месту работы?

Кадровику нужно запросить у сотрудника второй экземпляр уведомления о том, что предыдущий работодатель уведомлял его о переходе на электронные трудовые книжки. Поскольку работодатель должен выдать ему копию или второй экземпляр такого уведомления (статья 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если его нет или работник не был уведомлен о переходе на новый формат книжки, нужно составить такое уведомление на текущем месте работы. Если сотрудник уже был уведомлен о переходе на электронные трудовые, то повторно его уведомлять не нужно.

Кадровый вопрос №3: Может ли сотрудник подать заявление на сохранение бумажной трудовой после 31 декабря 2020?

Нет, подать такое заявление в 2021 году работник уже не может. Но в этом и нет необходимости. В том случае, если в течение 2020 года работник не подал никакого заявления, то есть не сделал выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой, работодатель продолжает на такого сотрудника вести бумажную трудовую книжку, это правило установлено п.2 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Иными словами, если сотрудник до 31 декабря 2020 года не подал заявление, он автоматически сохраняет за собой право на бумажную трудовую книжку.

При этом у работника есть возможность в любой момент отказаться от бумажной трудовой книжки. Для этого он должен представить работодателю заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст.66.1 ТК РФ, т.е. заявление о переходе на электронный формат сведений о трудовой деятельности (п.5 ст.2 Закона 439-ФЗ).

Представить работодателю такое заявление сотрудник может как в 2020 году, так и позднее, в любое время. То есть после 31 декабря 2020 года работник может подать работодателю заявление только о выборе электронного формата ведения сведений о трудовой деятельности.
Обратите внимание, что в том случае, если работник уже представил работодателю заявление о выборе электронного формата ведения сведений о трудовой деятельности, то поменять свое решение работник уже не может. Иными словами, вновь вернуться к бумажной трудовой книжке уже не получится.

Кадровый вопрос №4. Как быть, если новый сотрудник решил перейти на электронную трудовую книжку в день трудоустройства?

На практике уже встречается ситуация, когда работник устраивается на работу, приносит трудовую и готов сразу же перейти на электронную трудовую. Возникает рутинный, но неурегулированный вопрос: нужно ли брать у него трудовую только для того, чтобы внести в нее запись о переходе на ЭТК.

Трудовую все равно нужно у него принять и внести запись о трудоустройстве. Потому что в противном случае непонятно на каком основании работодатель делает в ней другие записи.

В законе 439-ФЗ сказано, что после того как работник пишет заявление о переходе на ЭТК работодатель выдает ему трудовую книжку на руки. А выдать можно только то, что мы сначала приняли и вели.

Таким образом трудовую книжку нужно принять, зарегистрировать в журнале, внести в нее запись о приеме, а после этого внести запись о переходе на электронную трудовую и выдать ее работнику.

Кадровый вопрос №5: Можно ли перейти на электронные трудовые книжки в 2021 году?

Да, можно, но только по тем сотрудникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки или если принимаете сотрудника, который впервые трудоустраивается в 2021 году. Если сотрудник на предыдущем месте работы уже отказался от ведения бумажной трудовой книжки и запись об этом внесли в трудовую книжку, то при приеме сотрудника на работу нельзя продолжать вести записи в трудовой книжке в бумажном виде.

Сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не оформляются. Их трудовые книжки работодатель вправе вести только в электронном виде, и они уже не смогут подать заявления, что хотят оформить бумажную трудовую. Об этом говорится в статье 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Кадровый вопрос №6: Что делать, если сотрудник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку в 2020 году?
Если сотрудник до конца 2020 года не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести его бумажную трудовую книжку и одновременно подавать сведения о его трудовой деятельности в электронном виде в ПФР. Работник вправе и после 2020 года в любой момент передумать и подать работодателю письменное заявление о том, что хочет перейти на электронную книжку (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).