Прием на работу с 1 января 2021 года: когда нужна бумажная трудовая книжка

В 2021 году компании полностью переходят на электронные трудовые книжки. Тем работникам, которые только начинают трудовую деятельность, бумажные трудовые оформлять уже не надо. Помимо этого, часть сотрудников в 2020 году отказалась от ведения сведений о трудовой деятельности в бумажном формате. На практике у кадровиков возникают многочисленные вопросы о том какие документы требовать при приеме на работу.

Работник не отказался от бумажной трудовой книжки. Это самая понятная ситуация. В том случае, если работник сохранил бумажную трудовую книжку, при приеме на работу он предъявляет новому работодателю этот документ. В этом случае кадровику надо действовать по привычному алгоритму: принять у работника трудовую книжку, сделать в ней запись о приеме на работе и оставить документ на хранение в организации. Никаких изменений в данной схеме нет. Если работник на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, этот документ новые работодатели продолжают вести по общим правилам. Часто задают вопрос: как кадровику на новой работе узнать, что ранее сотрудник не принял решение о переходе на электронный формат трудовой книжки (далее – ЭТК)? Здесь все довольно просто — если в предъявленном документе нет, так называемой, закрывающей записи, это означает, что сотрудник решил сохранить бумажную трудовую книжку. Напомню, что бумажная трудовая книжка сохраняется, если: работник до 31 декабря 2020 года подал работодателю заявление о сохранении бумажного формата; работник по прежнему месту работы вообще не подавал никакого заявления. В этом случае автоматически продолжает вестись бумажная трудовая книжка (п.2 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ); сотрудник в 2020 году не работал. Во всех этих случаях работник имеет право на ведение бумажной трудовой книжки. Важно! Работник в любое время может отказаться от бумажного документа. Несмотря на то, что переходный период заканчивается в 2021 году, право работника на переход на ЭТК никак не ограничен, в том числе по времени. Перейти на ЭТК работник может у любого работодателя (п.5 ст.2 Закона 439-ФЗ). Работник на прежнем месте работы отказался от бумажной трудовой книжки. В этом случае при трудоустройстве работник предъявит вам: трудовую книжку с закрывающей записью: форму СТД-Р (полученную у прежнего работодателя) или форму СТД-ПФР (полученную в Пенсионном фонде). Эта та ситуация, когда в соответствии с ч.1 ст.65 ТК РФ при приеме на работу сотрудник предъявляет и трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности. Здесь надо напомнить, что, если по прежнему месту работы сотрудник написал заявление о выборе ЭТК, работодатель сделал в бумажной трудовой книжке закрывающую запись о том, что на основании заявления работника ему была выдана на руки трудовая книжка.

Обратите внимание! Работник предъявляет новому работодателю свою бумажную трудовую книжку исключительно для ознакомления. Оставлять этот документ у себя работодатель не вправе, также как и вносить в него новые записи. На основании предъявленного документа кадровик заполняет личную карточку и возвращает бумажную трудовую книжку работнику. 

С 7 марта сотрудники смогут обращаться в ПФР с просьбой перенести недостающие сведения о работе из бумажной трудовой книжки на индивидуальный лицевой счет. 

Напомним, что сейчас на лицевом счету сотрудника в ПФР содержатся сведения в электронном виде о трудовой деятельности только начиная с 1 января 2020 года, а также о последнем кадровом событии до этой даты. 

Чтобы все записи о трудовом стаже из бумажной трудовой книжки до 1 января 2020 года перенесли в электронный вид на лицевой счет, сотрудник должен сам обратиться в ПФР с заявлением. Это позволит упростить для сотрудников и работодателей процедуру представления информации о трудовом стаже при приеме на работу.