Где хранить документы по охране труда

Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения называют оперативным (п. 92 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Они образуются при выполнении текущей работы в разных структурных подразделениях организации.

В службе ОТ хранят документы, ведение которых регулирует организацию работы и входит в должностные обязанности специалиста по ОТ. Например, к ним относят положение о службе ОТ, положение о СУОТ, документы с результатами спецоценки, приказы и распоряжения по вопросам охраны труда, журнал регистрации вводного инструктажа, журнал регистрации несчастных случаев и т. п. Кроме того, специалист по охране труда хранит на своем рабочем месте комплект нормативных правовых актов, которые содержат требования охраны труда в сфере деятельности компании (ст. 212 ТК).

Часть документов хранят и используют руководители структурных подразделений или другие ответственные за ОТ работники. Примером таких документов будут инструкции по ОТ, наряды-допуски, журналы регистрации инструктажей на рабочем месте, журналы учета выдачи СИЗ, программы стажировок на рабочем месте и т. п.                                                                    Важно обеспечить сохранность документов, ведь если в организацию придет с проверкой инспектор ГИТ, он может запросить документы по охране труда за любой период. Например, если проверяющий обнаружит, что сотрудника систематически допускали к работе без прохождения медицинского осмотра, такое нарушение может быть признано длящимся. При этом глубина проверки будет ограничена сроками хранения документов.

Кто отвечает за сохранность документов

За документы, которые специалист по охране труда хранит на своем рабочем месте, он отвечает самостоятельно. За сохранность документов, которые используют в структурных подразделениях организации, отвечают руководители или ответственные за охрану труда работники. Например, если вводный инструктаж проводит специалист по охране труда, он у себя хранит журнал регистрации процедуры. Инструктажи на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работ, поэтому он вносит запись в журнал регистрации инструктажей и хранит документ у себя.                                    Документы по охране труда лучше выдавать персоналу под подпись. Так вы сможете избежать недоразумений, связанных с порчей или утерей документов, а в случае проверок не допустить штрафов.

Как упорядочить документы и определить сроки хранения

Сроки действуют и для бумажных, и для электронных документов

Установите единый порядок формирования и учета документов. Для этого удобно составить номенклатуру дел по форме, которая указана в приложении 26 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, далее — Правила архивного дела). Придерживайтесь алгоритма:

1. Присвойте индекс каждому делу.
2. Определите содержание документов, которые составляете и храните.
3. Сформулируйте заголовки, названия дел.
4. Определите количество томов или частей дела — число папок в одном наименовании.
5. Установите сроки хранения дел.

Когда документ исполнен и снят с контроля, считайте срок его хранения со следующего года. Например, журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда закончили 20 октября 2021 года. Отсчитывайте сорокапятилетний срок с 1 января 2022 года. Храните документ до 1 января 2067 года (п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, далее — Инструкция № 237).

Уменьшать сроки хранения документов нельзя. Уничтожив документы, которые должны быть в архиве, компания рискует получить штраф. За нарушение сроков хранения должностное лицо оштрафуют на 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП). Штрафы для коммерческих организаций строже. Работник, ответственный за хранение документов, заплатит от 2,5 тыс. до 5 тыс. руб. Предприятие оштрафуют на 200–300 тыс. руб. (ч. 1, 2 ст. 13.25 КоАП).

Зачем нужна экспертиза ценности

Документы поступают в архив после проведения экспертизы ценности. Цель экспертизы — отобрать документы, чтобы включить их в состав государственного Архивного фонда и выявить документы на уничтожение. Предприятий, в которых создают документы для Архивного фонда, мало, а вот документы, которые не нужно больше хранить, со временем возникают в любой организации, и до проведения экспертизы уничтожать документы нельзя (п. 4.5 Правил архивного дела).

В организациях экспертизу ценности документов проводят ежегодно, чтобы определить важность документов, которые хранят. Процедуру проводят с участием экспертной комиссии. В ее состав включают руководителя архива, специалистов кадровой, финансовой службы и специалистов, которые компетентны в своей сфере. Они и будут принимать решение относительно документов. Все решения экспертной комиссии фиксируют в протоколах, которые утверждает работодатель.                                                  Экспертиза ценности документов дает право продлить сроки временного хранения документов (п. 4.11 Инструкции № 237)

Если организация не комплектует документы для государственного Архивного фонда, она создает описи дел временных сроков хранения — больше 10 лет и обеспечивает их сохранность (п. 4.12 Правил архивного дела). Остальные компании, которые являются источниками комплектования государственного или муниципального архива, отправляют на рассмотрение в экспертно-проверочную комиссию государственных архивов описи на дела и документы с постоянным сроком хранения.

На дела с истекшим сроком хранения в структурных подразделениях составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов по форме из приложения 21 Правил архивного дела. На основе таких предложений служба делопроизводства готовит акт о выделении к уничтожению. Его должна согласовать и утвердить экспертная комиссия и руководитель организации. Теперь дела, выделенные по акту, могут быть уничтожены (п. 4.11 Правил архивного дела).

Где хранят документы с постоянным сроком

Для отдельных документов установили срок хранения «постоянно». Бессрочное хранение утвердили для документации госорганов, органов местного самоуправления, организаций, которые являются источниками комплектования государственного или муниципального архива. Такие документы передают на постоянное хранение в госархивы после того, как выйдет срок их временного хранения в организациях:

• 15 лет — для федеральных госорганов и организаций, госкорпораций, госкомпаний и государственных внебюджетных фондов;
• 10 лет — для региональных госорганов и организаций;
• 5 лет — для органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Негосударственные организации, которые признаны источниками комплектования госархива, передают документы на постоянное хранение в срок, который указан в договоре с архивом. Экспертно-проверочная комиссия архива отберет документ на постоянное хранение, если экспертиза признает его ценным. Для остальных коммерческих организаций постоянный срок означает, что документы должны хранить не меньше 10 лет (п. 4.4 Инструкции № 237).

Как подготовить дела для передачи в архив

Документы со сроком хранения до 10 лет в архив организации не передают. Их хранят в структурных подразделениях или у специалиста по охране труда и по истечении сроков хранения уничтожают (п. 4.2 Правил архивного дела). Листы документов в этих папках можно не нумеровать, скобы и скрепки не снимать, а оставить все как есть в скоросшивателях.

Документы с постоянным сроком хранения и больше 10 лет передают в архив. В исключительных случаях по решению руководителя организации дела сроком хранения до 10 лет могут передать в архив по описям дел, документов или по номенклатуре дел. Документы постоянного и временного хранения группируйте в отдельные дела (пп. 4.2, 4.20 Правил архивного дела).

Завершенные дела подготовьте к передаче в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены (п. 4.19 Правил архивного дела). Для этого их нужно оформить и описать.